マインド

【タスク管理】PDCAサイクル

今日はタスク管理のための最後の部分をお話していこうと思います。

以前の記事はこちらから

→http://u0u0.net/WT4E

→http://u0u0.net/w9XA

 

【明確な目標を数値で設定する】

やはり仕事を進めていく上で絶対に必要なのが「目標」です。

 

これが無ければいくらがんばっても、ただがむしゃらにやるだけで
どの方向に進んでいるのかが分からなくなります。

 

ベクトルがちゃんとした方向に合っていなかったら、ちょっとしたズレでも大きなずれになってしまいます。

 

ですから、全ての仕事に必ず目標を設定しました。

「いつ」まで「どのくらい」やるのか。

これを数値で明確に立てることを常にやっていました。
メリハリをつけるという意味でも、「いつ」まで「どのくらい」やるのかを明確な数値で設定します。

 

ポイントは全ての仕事で毎回設定することです。

 

これを守ること、間に合わせることで
目標設定の基礎が手に入ります。

 

また、自信もついていきます。

顔や行動に自信が出てくるので周りからイキイキしてると思われます。

【仕事に取り掛かる前と仕事の終了時にタスクを洗う】

仕事に取り掛かる際には、その日のタスクを確認することを、一番初めの仕事にします。


その日に取り組むべきことの全体像を把握した上で、

仕事をスタートさせるのです。


むやみに仕事をやるのではなく、全体を把握して各々タスクを進めることで、そのタスクへかける時間や熱量の度合いをコントロールすることができます。

 

また、仕事の終了時には、その日のタスクで完了したものと完了していないものを明確にします。

 

その上で、翌日のタスクを仕事の終了時に設定します。

 

こうすることによって、タスクの抜け漏れがなくなると同時に、頭が整理された状態になるので、仕事の処理能力も鈍りません。

【なるべく早い時間から仕事に取り組む】

人間というものは、様々なものを先送りにしがちです。
そして、先送りにすればするほど、動き出すのに腰が重たくなるものです。

仕事に関してもそれは同じで、

何となく「調子が出ないな〜だるいな〜」と思う日も当然あるわけで、

その時にズルズルと仕事に取り組まずにいると時間が無駄に過ぎています。

過去の私はよくやっていました。

 

「やろうやろう」

と思っていても布団の中でずっとゴロゴロしている

「調子が出ないな〜だるいな〜」と思っていても、いざ取り掛かり始めてしまえば、意外とスルスル仕事は進んでいくものです。

 

ですから、意識的に「早い時間から仕事に取り組む」ということを自分の指針としていれば
何も考えていない状態よりは、ズルズルと行ってしまうケースは減るでしょう。


また、調子が出ないながらも素早く取り組み始めると、自分の意識の高さに自己満足して、結果的にいい仕事ができるということもあります。

【細切れ時間に取り組むタスクをピックアップしておく】

スマートフォンの普及、インターネット環境の充実により、
細切れ時間を非常に有効に使う事ができるようになりました。

 

デスクに座ってパソコンに向かわない時間でも仕事をする事ができるようになったのです。

 

毎日の中で生まれる細切れ時間を合計すると2時間を超えると言われています。

 

待ち合わせのちょっとした待ち時間、電車やタクシーでの移動時間、ランチを注文してから出来上がるまでの時間などなど・・・

 

事前に何も決めていないとこういった時間はボーッとしてしまうか、目的のないネットサーフィンに使ってしまいます。

 

この細切れ時間を活用するために、

数分から長くて10分で終了するようなタスクを事前にピックアップしておきます。

 

私は、ラインの返信はいつもこの細切れの時間にやっています。

【PDCAサイクルを全てにおいて回していく】

「PDCAサイクル」は誰でも聞いた事があると思います。

Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善)

を繰り返していくというものです・


Pから始めてAまで行ったら、またPに戻ってグルグル回していきます。
「知っているとできているは違う」と言いますが、「PDCAサイクル」はその最たるものであると感じでいます。


PとDができているのに、CとAがおろそかになっているケースは多いのではないでしょうか?

 

CとAをしっかりと行う事により、PとDの精度が上がっていきます。

これは、その後の仕事の効率化という点での影響度はかなり大きいものになるでしょう。

 

みなさんも実践してみてくださいね^^

 

西条

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